Bewerbermanagement-Software für Recruiting-Agenturen: Worauf es ankommt (2026)

Offen gesagt: Dieser Artikel kommt von Doneforyou, einer Software für Recruiting-Agenturen. Alle Angaben über andere Anbieter stammen deshalb von deren offiziellen Websites, mit Quelle und Abrufdatum am Ende. Nennt eine Website eine Funktion nicht, schreiben wir „laut Website nicht angegeben“. Das heißt nicht, dass es die Funktion nicht gibt. Frag im Zweifel beim Anbieter nach.

Was ist eine Bewerbermanagement-Software?

Eine Bewerbermanagement-Software sammelt alle Bewerbungen an einem Ort, zeigt ihren Status in einer Pipeline und hilft beim Antworten, Bewerten und Löschen. Im Englischen heißt sie Applicant Tracking System (ATS). Ein Bewerbermanagementsystem ersetzt das Postfach, die Excel-Liste und die Ordner mit Lebensläufen.

Typische Funktionen sind:

• Stellen anlegen und veröffentlichen, oft mit Karriereseite und Anbindung an Jobbörsen
• Bewerbungen erfassen, meist mit Lebenslauf-Upload
• Statuspipeline, etwa „Neu“, „Gespräch“, „Angebot“, „Eingestellt“, „Abgelehnt“
• Zusammenarbeit im Team: Notizen, Bewertungen, Rollen für Fachabteilungen
• Kommunikation: Eingangsbestätigung, Einladung, Absage
• Datenschutz: Einwilligungen, Löschfristen, Auskunft an Bewerber

Das alles ist für die Personalabteilung eines Unternehmens gedacht. Sie hat einen Arbeitgeber, ein Branding, eine Karriereseite und ihre eigenen Mitarbeitenden. Genau an diesem Punkt unterscheidet sich die Arbeit einer Recruiting-Agentur.

Warum passt klassische Bewerbermanagement-Software selten zu Recruiting-Agenturen?

Klassische Bewerbermanagement-Software geht von einem Arbeitgeber aus, der für sich selbst einstellt. Eine Recruiting-Agentur betreut dagegen viele Arbeitgeber gleichzeitig, und jeder darf nur seine eigenen Bewerber sehen. Dazu kommen Bewerbungen aus Facebook- und Instagram-Kampagnen, die anders aussehen als eine Bewerbung über eine Jobbörse.

Fünf Unterschiede sind in der Praxis entscheidend:

1. Viele Kunden statt eines Unternehmens: Du brauchst getrennte Bereiche je Kunde, Filter nach Kunde und Kampagne und die Sicherheit, dass Bäckerei Hansen nie die Bewerber von Krämer Bau sieht.
2. Der Kunde will mitarbeiten: Dein Kunde soll seine Bewerber ansehen, Notizen schreiben und Status setzen, ohne dass du Listen per E-Mail schickst. Am besten mit deinem Logo, nicht mit dem des Softwareanbieters.
3. Bewerbungen ohne Lebenslauf: In Social-Media-Kampagnen bewerben sich viele Menschen am Handy in unter einer Minute, mit ein paar Kurzfragen und ihrer Telefonnummer. Ein Lebenslauf kommt, wenn überhaupt, später.
4. Tempo bei der Rückmeldung: Wer sich abends auf dem Sofa beworben hat, vergisst die Bewerbung schnell wieder. Eine Antwort per E-Mail, SMS oder WhatsApp innerhalb von Minuten entscheidet oft darüber, ob der Bewerber ans Telefon geht.
5. Abrechnung, die zum Agenturmodell passt: Ein Preis pro Mitarbeitendem des eigenen Unternehmens ergibt für eine Agentur wenig Sinn. Ein Preis pro Stelle wird teuer, wenn jeder Kunde mehrere Stellen hat.

Viele Agenturen nutzen deshalb gar kein Bewerbermanagementsystem, sondern leiten Bewerbungen per E-Mail weiter oder pflegen Tabellen. Das funktioniert bei zwei Kunden. Bei zehn Kunden gehen Bewerbungen unter, Rückmeldungen dauern zu lange, und Excel-Listen mit Bewerberdaten liegen in fremden Postfächern. Das ist auch ein Datenschutzproblem, mehr dazu im Artikel zu DSGVO und AGG im Bewerberfunnel.

Welche Funktionen braucht eine Recruiting-Agentur im Bewerbermanagement?

Eine Recruiting-Agentur braucht im Bewerbermanagement vor allem Kundentrennung, ein Kundenportal mit eigenem Branding, die Anbindung an ihre Bewerbungsseiten, schnelle Nachrichten an Bewerber und eine Abrechnung pro Kunde. Prüfe jedes System mit dieser Checkliste, bevor du dich festlegst.

Kunden und Rechte

• Kann ich beliebig viele Kunden (Arbeitgeber) getrennt anlegen?
• Sieht jeder Kunde nur seine eigenen Kampagnen und Bewerber?
• Kann ich nach Kunde und Kampagne filtern?
• Gibt es ein Kundenportal mit meinem Logo und unter meiner Domain?
• Kann mein Kunde selbst Notizen schreiben und den Status ändern?

Bewerbungen aus Kampagnen

• Kommen Bewerbungen von meinen Bewerbungsseiten automatisch ins System?
• Funktioniert die Bewerbung ohne Lebenslauf, mit Kurzfragen?
• Kann ich einen Lebenslauf später nachreichen lassen oder hochladen?
• Kann ich alte Bewerber aus meinem bisherigen Werkzeug übernehmen?

Kommunikation

• Gehen Eingangsbestätigung, Einladung und Absage automatisch raus?
• Landen Antworten der Bewerber wieder bei der richtigen Bewerbung?
• Erreiche ich Bewerber per SMS oder WhatsApp, nicht nur per E-Mail?
• Können Mails über meine eigene Absenderadresse rausgehen?

Datenschutz

• Gibt es einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO?
• Wo liegen die Daten?
• Kann ich Bewerbungen vollständig löschen, inklusive Lebenslauf und Notizen?
• Wer ist für Löschfristen zuständig, und wie setze ich sie im Alltag um?

Kosten

• Wonach wird abgerechnet: Mitarbeitende, Stellen, Nutzer oder Kunden?
• Was kostet Kunde Nummer 11 oder 26?
• Gibt es Einrichtungsgebühren oder eine Mindestlaufzeit?
• Kann ich kostenlos starten, mit echten Bewerbungen?

Wie die Bewerbungsseite selbst aufgebaut sein sollte, damit überhaupt genug Bewerbungen hereinkommen, steht im Ratgeber Bewerbungsseite erstellen.

Welche Bewerbermanagement-Software gibt es im Vergleich?

Im DACH-Markt bekannt sind unter anderem Personio, softgarden, JOIN, Tellent Recruitee, d.vinci und rexx systems. Alle sechs richten sich laut Website an Unternehmen, die für sich selbst einstellen. Feste Preise nennen nur JOIN, softgarden und d.vinci, ein Kundenportal für die Arbeitgeber einer Agentur nennt keiner der sechs.

Zwei Einordnungen sind wichtig, damit die Tabelle nicht falsch verstanden wird:

• „Gesellschaften“ ist nicht gleich „Kunden“: Wenn Personio, d.vinci oder rexx von Gesellschaften, Filialen oder Tochtergesellschaften sprechen, meinen sie Unternehmensgruppen, also mehrere Firmen desselben Konzerns. Ob sich das für die Kunden einer Agentur nutzen lässt und was der Vertrag dazu sagt, nennen die Websites nicht.
• „Agency“ heißt oft die Gegenrichtung: Das AgencyHub-Add-on von Recruitee dient laut Preisseite dazu, dass ein Unternehmen „mit externen Recruiting-Agenturen“ zusammenarbeitet und sie überwacht. Die Agentur ist dort also Zulieferer im System des Arbeitgebers, nicht Betreiberin für viele Arbeitgeber.

Was bieten Personio, softgarden und JOIN laut Website?

Personio ist eine HR-Suite für Unternehmen mit 10 bis 10.000 Mitarbeitenden, Recruiting ist eine zusätzliche App mit Preis auf Anfrage. softgarden bietet den Tarif Core ab 199 € im Monat und All-in-One mit Mandantenfähigkeit zum individuellen Preis. JOIN rechnet pro aktivem Job ab, ab 17 € im Monat bei jährlicher Zahlung.

Personio

• Ausrichtung: HR-Software mit den Plänen Core und Core Pro. Recruiting steht neben Payroll, Performance und weiteren als „App“, die das Kernangebot ergänzt.
• Preis: Laut Preisseite hängen die Preise unter anderem von der Anzahl der Beschäftigten und den gebuchten Apps ab. Ein individuelles Angebot gibt es über eine Webdemo. Dazu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr, deren Höhe von der Unternehmensgröße abhängt. Das Jahresabo hat eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten.
• Mehrere Firmen: Core enthält laut Vergleichstabelle 1 Gesellschaft, Core Pro „Unbegrenztes Management von Gesellschaften“.
• Integrationen: über 200, unter anderem Slack, Microsoft Teams und Zapier.
• Für Agenturen: Ein Kundenportal für die Arbeitgeber einer Agentur oder eine Abrechnung pro Kunde ist laut Website nicht angegeben.

softgarden

• Ausrichtung: Recruiting-Software für „Organisationen und Unternehmen aller Branchen und Größen“. All-in-One ist laut Preisseite für Organisationen gedacht, die „mehrere Standorte oder Marken“ betreuen.
• Preis: Core ab 199 € im Monat, All-in-One mit individueller Preisgestaltung, jeweils zzgl. MwSt. Einen kostenlosen Tarif gibt es nicht, ein kostenloser Test läuft über eine Demo.
• Mehrere Firmen: „Mandantenfähigkeit für komplexe Strukturen“ ist Teil von All-in-One.
• Für Agenturen: Ob die Mandantenfähigkeit für eine Agentur mit vielen Kunden gedacht ist, steht nicht auf der Preisseite. Ein Kundenportal mit dem Branding der Agentur ist laut Website nicht angegeben.

JOIN

• Ausrichtung: Bewerbermanagement für kleine und mittlere Unternehmen. Eine Stellenanzeige wird mit einem Klick auf vielen Jobbörsen veröffentlicht.
• Preis: Standard 17 € und Advanced 34 € pro Job und Monat bei jährlicher Abrechnung, Enterprise mit Mengenrabatten ab 15 offenen Jobs auf Anfrage, alle zzgl. MwSt. Nutzerplätze sind unbegrenzt. Als aktiv zählen Jobs mit Status „Online“ oder „Offline“, archivierte nicht.
• Kostenlos: Einen dauerhaft kostenlosen Tarif nennt die Preisseite nicht, wohl aber 14 Tage Test im Advanced-Tarif mit bis zu 5 aktiven Jobs, ohne Kreditkarte.
• Für Agenturen: Agenturen, Personalvermittler oder getrennte Kundenbereiche nennt die Preisseite nicht.

Was bieten Recruitee, d.vinci und rexx laut Website?

Tellent Recruitee, d.vinci und rexx systems zielen laut Website auf wachsende Unternehmen bis hin zu Konzernen. Recruitee nennt keine Preise, bietet Agenturen aber ausdrücklich ein individuelles Angebot an. d.vinci startet beim Bewerbermanagement ab 785 € im Monat, rexx kalkuliert individuell für Unternehmen mit 100 bis 50.000 Mitarbeitenden.

Tellent Recruitee

• Ausrichtung: ATS mit den Tarifen Start (bis zu 5 aktive Stellenanzeigen), Advance und Optimize (unbegrenzt viele Stellenanzeigen). Advance unterstützt mehrere Standorte und Sprachen.
• Preis: Die Preisseite nennt keine Beträge, sondern verweist auf eine Demo. Laut FAQ richtet sich der Preis nach Tarif, Anzahl der Mitarbeitenden und Abrechnungszeitraum. Es gibt eine kostenlose Testversion ohne Kreditkarte.
• Kommunikation: SMS und „WhatsApp Hiring“ sind als kostenpflichtige Add-ons gelistet, ebenso AgencyHub.
• Datenschutz: Die Vergleichstabelle nennt eine DSGVO-Automatisierung für Einwilligungen, Datenlöschung und Auskunftsanfragen.
• Für Agenturen: „Wenn Sie eine Agentur sind, kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot.“ Welche Funktionen eine Agentur dann bekommt, steht nicht auf der Preisseite.

d.vinci

• Ausrichtung: Bewerbermanagement, Onboarding und Karriereseiten als eigene Produkte.
• Preis: Bewerbermanagement ab 785 € im Monat, Onboarding ab 1.020 €, Karriereseiten ab 399 €. Die Kosten richten sich nach der Unternehmensgröße. Mehr Nutzer oder Ausschreibungen kosten laut Preisseite nichts extra, für die Einführung kommen Workshopkosten dazu, deren Höhe nicht genannt ist.
• Mehrere Firmen: Die Preisseite nennt die Funktion „Gesellschaften/Filialen/… verwalten“.
• Für Agenturen: Agenturen, Personaldienstleister oder Mandantenfähigkeit kommen auf der Preisseite nicht vor.

rexx systems

• Ausrichtung: modulare HR-Suite für Mittelstand und international tätige Konzerne mit 100 bis 50.000 Mitarbeitenden.
• Preis: individuell nach Unternehmensgröße, Modulen und Funktionen, Angebot auf Anfrage. Für kleinere Unternehmen nennt die Preisseite Einstiegspakete mit 32 Beratungs- und 8 Schulungsstunden.
• Mehrere Firmen: genannt ist das „Organisationsmanagement inkl. Verwaltung von Tochtergesellschaften“.
• Für Agenturen: Agenturen oder Personaldienstleister sind auf der Preisseite nicht erwähnt.

Was kostet Bewerbermanagement-Software für eine Agentur mit 10 Kunden?

Bei 10 Kunden mit je zwei offenen Stellen, also 20 Stellen, kostet JOIN Standard laut Preisseite rechnerisch 340 € im Monat bei jährlicher Zahlung, Advanced 680 €. Doneforyou Ultra kostet für bis zu 100 Kunden mit beliebig vielen Kampagnen 299 € im Monat, jährlich 269 €. Bei Personio, Recruitee und rexx ist ohne Angebot keine Rechnung möglich.

Beispiel: Eine Agentur betreut 10 Kunden, jeder hat zwei Stellen gleichzeitig ausgeschrieben.

Die Rechnung zeigt vor allem, wie unterschiedlich die Modelle sind. Ein Preis pro Stelle ist fair für einen Arbeitgeber mit wenigen offenen Stellen. Für eine Agentur steigt er mit jeder Stelle jedes Kunden. Ein Preis pro Mitarbeitendem, wie ihn Personio, Recruitee oder d.vinci zugrunde legen, beschreibt die Größe des eigenen Unternehmens und passt nicht zu einer Agentur, deren Kunden eigene Belegschaften haben.

Ehrlich zu den Kosten bei Doneforyou: Eine komplette neue Kampagne mit Bewerbungsseite, 4 Werbetexten und 8 Anzeigenbildern verbraucht rund 1.700 AI-Credits. Ultra enthält 50.000 Credits im Monat, Pro 10.000. Bewerber-Dashboard, Kundenportal und E-Mails kosten keine Credits. Eine SMS kostet 25 Credits je Teil, eine WhatsApp-Nummer je Kunde 19 € im Monat. Das Werbebudget zahlst du direkt an Meta. Wie du deine eigenen Preise für Kunden kalkulierst, steht im Ratgeber Recruiting-Agentur: Kunden gewinnen und Preise festlegen. Alle Pakete findest du unter Preise.

Was bietet Doneforyou als Bewerbermanagement für Agenturen?

Doneforyou verbindet Bewerbermanagement mit dem Teil, der die Bewerbungen bringt: Die KI baut Bewerbungsseite, Werbetexte und Anzeigenbilder, ab Pro schaltest du die Ads über dein eigenes Werbekonto, und jede Bewerbung landet im Bewerber-Dashboard und im Kundenportal deines Kunden. Kunde und Kampagne anzulegen dauert rund 30 Sekunden.

Die Funktionen für das Bewerbermanagement im Einzelnen:

• Bewerber-Dashboard: Jede Bewerbung landet automatisch im Dashboard und wandert dort von „Neu“ bis „Eingestellt“. Antworten, Notizen und Lebenslauf siehst du auf einen Blick. Mit den Filtern nach Kunde und Kampagne behältst du auch bei vielen Kunden den Überblick.
• Kundenportal unter deiner Marke: Dein Kunde sieht seine Kampagnen und Bewerber live, mit deinem Logo und unter deiner Domain. Er schreibt Notizen, sieht Lebensläufe und schiebt Bewerber selbst weiter. Dazu kommen Statistiken zu seinen Anzeigen: Bewerbungen, Kosten pro Bewerbung, Reichweite und Klicks für die letzten 7 oder 30 Tage.
• Bewerbungsseiten ohne Lebenslauf: Bewerber beantworten ein paar kurze Fragen. Jede Seite läuft unter deiner eigenen Domain, die Ansprache stellst du pro Kampagne auf Du oder Sie.
• Automatische Nachrichten: Eingangsbestätigung, Einladung und Absage gehen von selbst raus, sobald sich der Status einer Bewerbung ändert. Jede Nachricht kannst du bearbeiten und vorher an dich selbst schicken.
• E-Mail-Postfach mit Antwortadresse je Bewerbung: Antworten der Bewerber landen direkt bei der passenden Bewerbung. Du antwortest aus dem Postfach, und die nächste Antwort kommt wieder dort an. Auf Wunsch gehen Mails über deinen eigenen Mailserver raus, etwa mit [email protected] als Absender.
• SMS (Pro und Ultra): Bewerber, die keine Mails lesen, erreichst du per SMS mit dem Namen deines Kunden als Absender, automatisch oder von Hand.
• WhatsApp pro Kunde (Pro und Ultra, zubuchbar): Jeder Kunde bekommt eine eigene Nummer, über die du und dein Kunde direkt mit Bewerbern chatten. Automatische Nachrichten gehen auf Wunsch auch per WhatsApp raus.
• Bewerber-Import: Bisherige Bewerber holst du per CSV- oder Excel-Datei herüber, unter anderem aus Perspective, Meetovo, Heyflow, FunnelCockpit, Onepage und Typeform, ohne dass einer von ihnen eine Nachricht bekommt. Bestehende Funnels ziehen per Link als Bewerbungsseite um.
• Datenschutz: Daten ausschließlich in der EU, ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO und keine Bewerbungsseite ohne Impressum und Datenschutzerklärung des Arbeitgebers.

Aus der eigenen Praxis (WhiteAcademy) stecken über 100 Kampagnen, mehr als 1.200 validierte Anzeigenbilder und über 5.000 Bewerbungen in den Abläufen, mit einer Klickrate von 3,5 bis 4 % und einer Conversion der Bewerbungsseiten von 5 bis 10 %.

Die Grenzen nennen wir genauso offen: Doneforyou hat keinen ATS-Anschluss. Bewerbungen lassen sich nicht automatisch an Personio, softgarden oder ein anderes Bewerbermanagementsystem deines Kunden übergeben. Stattdessen gibt es in Pro und Ultra den MCP-Server, mit dem du Doneforyou aus Claude oder ChatGPT steuerst und Bewerbungen per Chat abfragst. Doneforyou ist außerdem kein Werkzeug für Jobbörsen, Karriereseiten im Konzernstil, Onboarding oder Personalverwaltung. Es ist für Bewerbungen aus Social-Media-Kampagnen gebaut.

Wann passt ein klassisches ATS trotzdem besser?

Ein klassisches ATS passt besser, wenn du für ein einzelnes Unternehmen einstellst, viele Kanäle wie Jobbörsen und Karriereseite bedienst oder Recruiting mit Personalverwaltung, Onboarding und Lohnabrechnung verbinden willst. Auch wer Bewerberdaten an vorhandene HR-Systeme übergeben muss, ist bei Anbietern mit vielen Schnittstellen besser aufgehoben.

Konkret:

• Inhouse-HR: Du arbeitest in der Personalabteilung eines Unternehmens und stellst nur für deinen Arbeitgeber ein. Dann sind Personio, softgarden, JOIN, Recruitee, d.vinci oder rexx genau für deinen Fall gebaut.
• Große Unternehmen und Konzerne: Mehrere Gesellschaften, Freigabe-Workflows, Rollen für Fachabteilungen, Betriebsrat und Compliance-Berichte sind die Stärke der großen Suiten. rexx nennt Unternehmen bis 50.000 Mitarbeitende, Personio bis 10.000.
• HR-Suite aus einer Hand: Wer Recruiting, Personalakte, Zeiterfassung und Lohnabrechnung in einem System will, findet das bei Personio oder rexx.
• Jobbörsen als Hauptkanal: JOIN veröffentlicht laut Preisseite eine Stellenanzeige mit einem Klick auf vielen Jobbörsen. Kommen die meisten Bewerbungen von dort statt aus Social Media, ist das ein Vorteil.
• Schnittstellen: Personio nennt über 200 Integrationen, Recruitee einen Marktplatz mit über 200 Integrationen und API-Zugriff. Brauchst du eine Übergabe an Lohnabrechnung, Kalender oder BI-Tools, sind das echte Argumente.

Und wenn dein Kunde schon ein ATS hat? Dann bleibt die Frage, wer welche Daten führt. Viele Agenturen sammeln die Bewerbungen aus ihren Kampagnen in Doneforyou, qualifizieren sie dort vor und geben nur passende Kandidaten an den Kunden weiter. Weil es keinen ATS-Anschluss gibt, ist diese Übergabe Handarbeit. Kläre vorher mit deinem Kunden, ob ihm das Kundenportal reicht oder ob er die Bewerber zwingend in seinem eigenen System braucht.

Wie setzt du DSGVO und Löschfristen im Bewerbermanagement um?

Im Bewerbermanagement einer Agentur ist meist der Arbeitgeber Verantwortlicher und die Agentur Auftragsverarbeiter. Du brauchst also einen AV-Vertrag mit deinem Kunden und mit deiner Software, einen Datenschutzhinweis auf jeder Bewerbungsseite und eine feste Löschroutine. Ohne Einwilligung werden Bewerberdaten in der Praxis meist rund 6 Monate nach der Absage gelöscht.

So setzt du das in der Agentur um:

1. Rollen klären

   Lege mit jedem Kunden fest, wer Verantwortlicher ist. Arbeitest du für einen bestimmten Arbeitgeber und eine bestimmte Stelle, ist das in der Regel der Arbeitgeber, du bist Auftragsverarbeiter.

2. AV-Verträge abschließen

   Schließe einen AV-Vertrag mit deinem Kunden und nenne darin die Software, die du nutzt, als Unterauftragsverarbeiter. Bei Doneforyou ist der AV-Vertrag Teil der Registrierung und jederzeit unter /avv/ nachlesbar.

3. Datenschutzhinweis auf jede Bewerbungsseite

   Rechtsgrundlage, Speicherdauer und Rechte der Bewerber gehören auf die Bewerbungsseite. In Doneforyou geht keine Seite ohne Impressum und Datenschutzerklärung des Arbeitgebers live.

4. Absagen verschicken

   Die Frist für AGG-Ansprüche beginnt erst mit dem Zugang der Absage. Ohne Absage gibt es keinen sauberen Startpunkt für die Löschung. Automatische Absagen sind deshalb Pflicht, nicht Kür.

5. Löschroutine festlegen

   Bestimme, wer wann löscht, zum Beispiel am ersten Werktag jedes Monats alle Bewerbungen, deren Absage über 6 Monate zurückliegt. In Doneforyou löschst du eine Bewerbung endgültig, samt Lebenslauf und Notizen. Die Löschfrist selbst legst du bzw. dein Kunde fest, eine automatische Löschung nach Frist nennt Doneforyou nicht.

Warum das bei Agenturen so wichtig ist: Die meisten Datenschutzprobleme entstehen nicht beim Sammeln, sondern beim Liegenlassen. Weitergeleitete Mails mit Lebensläufen und Excel-Exporte in den Postfächern deiner Kunden kannst du später weder vollständig löschen noch nachweisen. Ein Kundenportal statt Listen per E-Mail löst einen großen Teil davon. Alle Details mit Herleitung der Löschfrist, Talentpool-Einwilligung und Textbausteinen stehen im Artikel DSGVO und AGG im Bewerberfunnel.

Wie wechselst du von Excel oder einem anderen Tool zu einem Bewerbermanagement für Agenturen?

Am einfachsten wechselst du kundenweise: Erst einen Kunden mit laufender Kampagne umstellen, die alten Bewerber per Datei importieren, beide Wege eine Woche parallel laufen lassen und dann die Anzeigen umstellen. So geht keine Bewerbung verloren, und du siehst schnell, ob die Abläufe passen.

1. Bestand aufnehmen

   Liste alle Kunden, laufenden Kampagnen, Bewerbungsseiten und offenen Bewerbungen auf. Notiere Kündigungsfristen deiner bisherigen Werkzeuge.

2. Mit einem Kunden starten

   Lege deinen aktivsten Kunden an. Bestehende Funnels ziehen per Link als Bewerbungsseite um, die bisherigen Bewerber holst du per CSV- oder Excel-Datei herüber, ohne dass sie eine Nachricht bekommen.

3. Nachrichten und Status einrichten

   Lege fest, welche Nachricht bei welchem Status rausgeht, und schick dir jede vorher selbst. Prüfe die Mobilansicht und das Formular mit einer Testbewerbung.

4. Kunden ins Portal einladen

   Zeig deinem Kunden das Kundenportal, damit er Bewerber selbst ansieht, Notizen schreibt und den Status setzt. Ab jetzt schickst du keine Listen mehr per E-Mail.

5. Alte Daten löschen

   Lösche alte Exporte und weitergeleitete Mails, sobald alles umgezogen ist, und kündige die alten Werkzeuge erst danach.

Die ausführliche Anleitung mit Checkliste steht im Ratgeber zum Umstieg. Einen Vergleich der Funnel-Baukästen findest du in Recruiting-Funnel-Software im Vergleich und alle Gegenüberstellungen unter Vergleiche.

Fazit: Welche Bewerbermanagement-Software passt zu deiner Recruiting-Agentur?

Stellst du für ein einzelnes Unternehmen ein, sind Personio, softgarden, JOIN, Recruitee, d.vinci oder rexx gebaut für genau diesen Fall, je nach Größe und Budget. Betreust du als Recruiting-Agentur viele Arbeitgeber mit Social-Media-Kampagnen, ist Doneforyou unsere Empfehlung: getrennte Kunden, Kundenportal mit deinem Branding, Bewerbungsseiten ohne Lebenslauf, Nachrichten per E-Mail, SMS und WhatsApp und Abrechnung pro Kunde.

Der wichtigste Prüfpunkt bleibt die Frage, was dein Kunde sehen soll. Reicht ihm ein Portal mit seinen Bewerbern, Notizen und Statistiken, brauchst du kein klassisches ATS. Braucht er die Bewerber zwingend im eigenen System, plane die Übergabe vorher ein. Am besten testest du mit einer echten Kampagne: Lege deinen nächsten Kunden kostenlos in Doneforyou an und vergleiche Aufwand, Antwortzeiten und Bewerberzahlen mit deinem bisherigen Ablauf.

Quellen

• Personio – Preise und Pläne: personio.de/preise (abgerufen am 23.10.2026)
• softgarden – Preise: softgarden.com/de/preise (abgerufen am 23.10.2026)
• JOIN – Preise: join.com/de/preise (abgerufen am 23.10.2026)
• Tellent Recruitee – Preise: recruitee.com/de/pricing (abgerufen am 23.10.2026)
• d.vinci – Preise: dvinci.de/preise (abgerufen am 23.10.2026)
• rexx systems – Preise: rexx-systems.com/preise (abgerufen am 23.10.2026)
• Doneforyou – Funktionen: doneforyou.io, Preise: doneforyou.io/preise, AV-Vertrag: doneforyou.io/avv (Stand 23.10.2026)

Häufige Fragen

Was ist eine Bewerbermanagement-Software?

Eine Bewerbermanagement-Software, auch Bewerbermanagementsystem oder ATS (Applicant Tracking System), sammelt alle Bewerbungen an einem Ort, zeigt ihren Status in einer Pipeline und hilft beim Antworten, Bewerten und Löschen. Sie ersetzt Postfach, Excel-Listen und Ordner mit Lebensläufen. Die meisten Systeme sind für Unternehmen gebaut, die selbst einstellen.

Gibt es eine kostenlose Bewerbermanagement-Software?

Von den sechs hier verglichenen klassischen Anbietern nennt keiner einen dauerhaft kostenlosen Tarif. JOIN bietet 14 Tage Test, softgarden, Recruitee und d.vinci einen kostenlosen Test, Personio eine Demo (Stand 23.10.2026). Doneforyou hat mit dem Starter einen dauerhaft kostenlosen Tarif für einen Kunden, mit Bewerber-Dashboard und Kundenportal.

Was kostet eine Bewerbermanagement-Software?

Das hängt vom Preismodell ab. JOIN kostet laut Preisseite 17 € bzw. 34 € pro Job und Monat bei jährlicher Abrechnung, softgarden Core ab 199 € im Monat, d.vinci ab 785 € im Monat. Personio, Recruitee und rexx nennen Preise nur auf Anfrage. Doneforyou kostet 0 €, 99 € oder 299 € im Monat, abgerechnet nach Kunden und Kampagnen.

Brauchen Recruiting-Agenturen ein ATS?

Eine Recruiting-Agentur braucht ein Bewerbermanagement, aber nicht unbedingt ein klassisches ATS. Wichtiger als Jobbörsen und Personalverwaltung sind getrennte Kunden, ein Kundenportal mit eigenem Branding, Bewerbungen ohne Lebenslauf und schnelle Nachrichten per E-Mail, SMS oder WhatsApp. Ein klassisches ATS lohnt sich, wenn Kunden die Bewerber zwingend in ihrem eigenen System brauchen.

Was ist der Unterschied zwischen ATS und Bewerbermanagement?

Praktisch keiner: ATS (Applicant Tracking System) ist der englische Begriff für Bewerbermanagementsystem. Manchmal meint ATS die reine Bewerberverwaltung, während Bewerbermanagement auch Karriereseite, Jobbörsen und Kommunikation umfasst. Im Alltag werden beide Begriffe gleich verwendet.

Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?

Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht. In der Praxis werden Bewerberdaten ohne Einwilligung rund 6 Monate nach der Absage gelöscht, abgeleitet aus den Fristen des AGG. Die Frist beginnt erst mit dem Zugang der Absage. Für einen Talentpool brauchst du eine eigene Einwilligung. Die Herleitung steht im Artikel zu DSGVO und AGG im Bewerberfunnel.

Kann ich Doneforyou mit Personio oder einem anderen ATS verbinden?

Nein. Doneforyou hat keinen ATS-Anschluss, Bewerbungen werden nicht automatisch an Personio, softgarden oder andere Systeme übergeben. Stattdessen sieht dein Kunde seine Bewerber im Kundenportal. In Pro und Ultra steuerst du Doneforyou zusätzlich über den MCP-Server aus Claude oder ChatGPT.

Personio (Personio SE & Co. KG), softgarden (softgarden e-recruiting GmbH), JOIN (JOIN Solutions AG), Recruitee und Tellent (Tellent), d.vinci (d.vinci HR-Systems GmbH) und rexx systems (rexx systems GmbH) sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Doneforyou ist ein Produkt von WHITEACADEMY Birger Weiß und steht mit keinem dieser Unternehmen in Verbindung. Alle Angaben laut öffentlicher Websites der Anbieter, Stand 23.10.2026, ohne Gewähr. Preise und Funktionen können sich jederzeit ändern, maßgeblich sind die Seiten der Anbieter.