WhatsApp im Recruiting: So schreibst du Bewerber rechtssicher an – DSGVO, Einwilligung und Vorlagen

WhatsApp im Recruiting heißt: Bewerber nach ihrer Bewerbung per WhatsApp anschreiben, Termine abstimmen, nachfassen, wenn jemand nicht ans Telefon geht. Das funktioniert, weil fast jeder WhatsApp ohnehin offen hat. Es hat aber zwei Haken. Erstens erlaubt WhatsApp das erste Anschreiben durch ein Unternehmen nur mit Einwilligung. Zweitens laufen dabei Telefonnummern und Nachrichten über Meta, und das muss zur DSGVO und zur Datenschutzerklärung deines Kunden passen.

Warum nutzen Recruiting-Agenturen WhatsApp?

Recruiting-Agenturen nutzen WhatsApp, weil Bewerber aus Social-Media-Kampagnen oft schlecht erreichbar sind. Wer sich abends am Handy in einer Minute beworben hat, nimmt am nächsten Vormittag auf der Baustelle oder in der Schicht keinen Anruf von einer unbekannten Nummer an. Eine WhatsApp-Nachricht dagegen liest er in der Pause und antwortet, wann es passt.

Typische Einsätze im Recruiting:

• Eingangsbestätigung direkt nach der Bewerbung, mit dem Namen des Arbeitgebers
• Rückruf vereinbaren, wenn der Bewerber nicht erreicht wurde
• Termine für Vorstellungsgespräch oder Probearbeiten abstimmen
• Unterlagen nachreichen, etwa ein Foto des Führerscheins oder einen Lebenslauf als PDF
• Absage, freundlich und schnell, statt Funkstille

Dass schnelle Rückmeldungen zählen, zeigt eine Umfrage von Indeed und Appinio vom März 2026: 63,5 % der befragten Beschäftigten haben in den letzten 12 Monaten auf mindestens eine Bewerbung gar keine Antwort bekommen. WhatsApp ist ein Weg, das zu ändern, aber nicht der einzige. Mehr zum Nachfassen steht im Ratgeber Bewerber nicht erreichbar? So fasst du richtig nach.

Darf ich Bewerber per WhatsApp anschreiben?

Ja, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind: Der Bewerber hat dir seine Telefonnummer selbst gegeben, und er hat zugestimmt, Nachrichten über WhatsApp zu bekommen. Das verlangt WhatsApp in seiner Business Messaging Policy. Dazu kommen die DSGVO und die Datenschutzerklärung des Arbeitgebers, die WhatsApp nennen muss.

Die Regel von WhatsApp ist eindeutig. In der Business Messaging Policy (zuletzt aktualisiert am 23.09.2026) heißt es sinngemäß: Du darfst Menschen auf WhatsApp nur kontaktieren, wenn sie dir ihre Mobilnummer gegeben haben und du ihre Zustimmung hast, dass sie weitere Nachrichten oder Anrufe von dir bekommen wollen. Außerdem musst du jede Bitte respektieren, die Kommunikation zu beenden, egal ob sie auf WhatsApp oder anders kommt.

Eine Telefonnummer im Bewerbungsformular allein reicht also nicht. Der Bewerber hat sie angegeben, damit der Arbeitgeber ihn zur Bewerbung kontaktiert. Ob das über WhatsApp passieren darf, ist eine eigene Frage.

Was sagt die DSGVO zu WhatsApp im Bewerbungsprozess?

Die DSGVO verlangt für jede Verarbeitung eine Rechtsgrundlage. Die Kontaktaufnahme zur Bewerbung selbst stützt sich in der Regel auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, also auf die Anbahnung des Arbeitsverhältnisses. Der Kanal WhatsApp ist dafür aber nicht nötig, und Meta verarbeitet dabei Daten auch in den USA. Deshalb ist eine freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die sauberere Grundlage.

Die wichtigsten Punkte für die Praxis:

1. Freiwillig und getrennt: Die Einwilligung darf keine Bedingung für die Bewerbung sein. Ein eigenes, nicht vorausgewähltes Häkchen erfüllt das. Ein Sammel-Häkchen „Ich stimme Datenschutz und Kontaktaufnahme zu“ ist zu ungenau.
2. Informiert: Der Bewerber muss wissen, wer ihn anschreibt (der Arbeitgeber, nicht „wir“) und dass seine Nummer dafür an WhatsApp (Meta) übermittelt wird.
3. Widerrufbar: Nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO kann eine Einwilligung jederzeit widerrufen werden, und der Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung. „Stopp“ per WhatsApp ist dafür der naheliegende Weg.
4. Nachweisbar: Speichere, wann der Bewerber eingewilligt hat und mit welchem Text. Ändert sich der Text, braucht die neue Fassung einen neuen Nachweis.
5. Datenschutzerklärung: Die Datenschutzerklärung des Arbeitgebers muss WhatsApp nennen: Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger, Drittlandübermittlung, Widerruf.
6. Drittland: Meta Platforms, Inc. ist laut eigener Angabe unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023. Gegen den Beschluss läuft ein Rechtsmittel beim EuGH, ein Urteil steht noch aus.

Wer ist verantwortlich? Wie im übrigen Bewerbungsprozess in der Regel der Arbeitgeber, also dein Kunde. Die Agentur ist meist Auftragsverarbeiter mit AV-Vertrag. Das gilt auch für WhatsApp: Die WhatsApp-Kommunikation läuft im Namen deines Kunden, mit seiner Einwilligung, nach seiner Datenschutzerklärung. Die Grundlagen dazu stehen im Artikel DSGVO und AGG im Bewerber-Funnel.

☐ Ich bin einverstanden, dass mich [Firma] zu meiner Bewerbung auch per WhatsApp kontaktiert. Dafür wird meine Telefonnummer an WhatsApp (Meta) übermittelt. Die Einwilligung ist freiwillig. Ich kann sie jederzeit widerrufen, zum Beispiel per E-Mail oder mit der Nachricht „Stopp“ per WhatsApp.

Wenn Sie zustimmen oder uns selbst per WhatsApp schreiben, kommunizieren wir mit Ihnen zu Ihrer Bewerbung auch über WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd., Dublin). Dabei werden Ihre Telefonnummer und die Nachrichten über unseren Dienstleister [Agentur/Software] übermittelt. Meta verarbeitet Nutzungsdaten auch in eigener Verantwortung und in den USA (EU-US Data Privacy Framework). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können, zum Beispiel mit der Nachricht „Stopp“.

Lass beide Texte von deinem Kunden bzw. seinem Datenschutzbeauftragten freigeben. Sie sind ein Ausgangspunkt, keine geprüfte Formulierung für jeden Einzelfall.

WhatsApp Business App oder WhatsApp Business Platform: Was passt für Agenturen?

Für eine Recruiting-Agentur mit mehreren Kunden passt in der Regel die WhatsApp Business Platform (früher WhatsApp Business API) besser als die kostenlose WhatsApp Business App. Die App ist für ein einzelnes kleines Unternehmen mit einem Handy gedacht, die Platform erlaubt mehrere Nummern, Anbindung an Software, Vorlagen und automatische Nachrichten.

Der heikelste Punkt der App ist das Adressbuch: Wer Bewerbernummern im Handy speichert, gibt sie beim Abgleich an WhatsApp weiter, und das betrifft auch alle anderen Kontakte im Telefon. Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen hält in einem Merkblatt für Behörden fest, dass die Übermittlung von Kontaktdaten aus dem Adressbuch an WhatsApp regelmäßig unzulässig ist. Das Merkblatt richtet sich an öffentliche Stellen, das Problem ist im Unternehmen aber dasselbe. Dazu kommt die Praxis: Wenn fünf Kunden fünf Diensthandys brauchen, liegen die Chats verstreut, niemand sieht sie neben der Bewerbung, und beim Löschen nach der Absage vergisst man das Handy.

Wie funktionieren Vorlagen und das 24-Stunden-Fenster?

Über die WhatsApp Business Platform gilt: Schreibt ein Bewerber dir, beginnt ein 24-Stunden-Fenster, in dem du frei antworten kannst, auch mit Bildern und PDFs. Jede neue Nachricht des Bewerbers startet das Fenster neu. Außerhalb des Fensters, also auch beim ersten Anschreiben, darfst du nur Vorlagen senden, die Meta vorher geprüft und genehmigt hat.

Meta teilt Vorlagen in drei Kategorien ein:

• Utility (Service): Nachrichten zu einem bestehenden Vorgang, zum Beispiel „Ihre Bewerbung ist eingegangen“ oder „Wann passt ein Rückruf?“. Die meisten Recruiting-Nachrichten gehören hierher.
• Marketing: Werbung, Angebote, Einladungen zu neuen Stellen. Für Werbung brauchst du eine eigene Einwilligung, die Bewerbungs-Einwilligung reicht dafür nicht.
• Authentication: Einmalcodes, im Recruiting praktisch nicht relevant.

Seit dem 1. Juli 2025 berechnet Meta Vorlagen je Nachricht statt je Unterhaltung. Seit dem 1. Oktober 2026 hat Meta die Preise erneut angepasst: Jede Nummer hat 1.000 kostenlose Service-Nachrichten im Monat, darüber werden auch Service-Nachrichten berechnet, und Utility-Vorlagen kosten jetzt auch innerhalb eines offenen Fensters. Die aktuellen Preise je Land stehen in der Preisübersicht von Meta.

1. Bewerbung eingegangen
Hallo {{Vorname}}, danke für Ihre Bewerbung als {{Position}} bei {{Firma}}! Wir melden uns in Kürze telefonisch. Wenn Sie lieber zu einer bestimmten Uhrzeit angerufen werden möchten, antworten Sie einfach auf diese Nachricht.

2. Rückruf vereinbaren
Hallo {{Vorname}}, wir haben versucht, Sie wegen Ihrer Bewerbung bei {{Firma}} zu erreichen. Wann passt es Ihnen für ein kurzes Telefonat?

3. Einladung zum Gespräch
Hallo {{Vorname}}, wir würden Sie gern kennenlernen: am {{Datum}} um {{Uhrzeit}} bei {{Firma}}, {{Adresse}}. Passt Ihnen der Termin?

4. Nachfrage
Hallo {{Vorname}}, ist Ihre Bewerbung als {{Position}} bei {{Firma}} noch aktuell? Eine kurze Antwort genügt.

5. Absage
Hallo {{Vorname}}, vielen Dank für Ihr Interesse an der Stelle als {{Position}}. Leider haben wir uns für eine andere Person entschieden. Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre Suche!

Drei Regeln, damit Vorlagen durch die Prüfung kommen und gelesen werden: Nenne den Namen des Arbeitgebers, damit der Bewerber weiß, wer schreibt. Halte die Nachricht kurz und ende mit einer Frage, auf die man mit einem Satz antworten kann. Und verpacke keine Werbung in eine Service-Vorlage, etwa „Übrigens, wir suchen auch noch …“.

Wie sieht ein guter Ablauf mit WhatsApp im Recruiting aus?

Ein guter Ablauf kombiniert WhatsApp mit Anruf und E-Mail: Erst die Eingangsbestätigung, dann ein Anruf so schnell wie möglich, bei „nicht erreicht“ eine WhatsApp zum Rückruf, danach freie Abstimmung im 24-Stunden-Fenster. WhatsApp ersetzt den Anruf nicht, sondern sorgt dafür, dass er klappt.

1. Sofort nach der Bewerbung

   E-Mail und, mit Einwilligung, WhatsApp-Vorlage „Bewerbung eingegangen“. Der Bewerber weiß damit, dass seine Bewerbung angekommen ist und wer sich meldet.

2. Innerhalb weniger Stunden: Anruf

   Dein Kunde oder du ruft an. Am Telefon klärt sich in fünf Minuten mehr als in zwanzig Nachrichten.

3. Nicht erreicht: Vorlage „Rückruf vereinbaren“

   Statt drei weiterer Anrufversuche zu zufälligen Uhrzeiten fragst du per WhatsApp, wann es passt. Antwortet der Bewerber, ist das 24-Stunden-Fenster offen.

4. Im Fenster: frei schreiben

   Termin abstimmen, Adresse schicken, Fragen beantworten. Der Bewerber kann ein Foto seines Führerscheins oder ein PDF schicken.

5. Nach der Entscheidung: Absage oder Einladung

   Auch Absagen gehören dazu. Wer eine Absage bekommt, schreibt keine dritte Nachfrage, und für die Löschfrist gibt es einen klaren Startpunkt.

Wie funktioniert WhatsApp in Doneforyou?

In Doneforyou läuft WhatsApp über eine Nummer deiner Agentur auf der WhatsApp Business Platform, freigeschaltet je Kunde; jede Nachricht nennt den Arbeitgeber. Bewerbungsseite, Einwilligung, Vorlagen und Chat hängen zusammen: Ohne Einwilligung geht keine Vorlage raus, und jede Antwort landet bei der passenden Bewerbung.

• Freischaltung je Kunde: buchbar in Pro und Ultra für 19 € netto im Monat je Kunde, Mindestlaufzeit 3 Monate. Doneforyou stellt mit der ersten Freischaltung die Nummer deiner Agentur bereit, meist innerhalb von 1 bis 3 Werktagen; weitere Kunden sind sofort dabei. Dein Kunde muss nichts einrichten.
• Einwilligung auf der Bewerbungsseite: Neben dem Pflicht-Häkchen zum Datenschutzhinweis gibt es ein freiwilliges Häkchen für SMS und WhatsApp, nicht vorausgewählt, mit dem Namen des Arbeitgebers. Gespeichert werden Zeitpunkt und Fassung des Textes.
• Ohne Einwilligung keine Vorlage: Hat ein Bewerber nicht eingewilligt, geht weder automatisch noch von Hand eine SMS oder WhatsApp-Vorlage raus. Im Verlauf steht „nicht gesendet: keine Einwilligung“, Credits werden nicht berechnet. E-Mail und Anruf funktionieren normal. Schreibt der Bewerber selbst zuerst, darfst du antworten.
• „Stopp“ wirkt sofort: Schreibt der Bewerber „Stopp“ oder „Abmelden“, trägt Doneforyou den Widerruf an der Bewerbung ein, und es gehen keine Vorlagen mehr raus.
• Vorlagen: Fünf Standard-Vorlagen („Bewerbung eingegangen“, „Rückruf vereinbaren“, „Einladung zum Gespräch“, „Nachfrage“, „Absage“) werden automatisch bei Meta eingereicht. Eigene Vorlagen legst du unter Einstellungen → Automatische Nachrichten → WhatsApp an. Jede Vorlagen-Nachricht kostet 10 AI-Credits.
• Chat bei der Bewerbung: Antworten landen im Bereich WhatsApp und sind über die Telefonnummer mit der Bewerbung verknüpft. Außerhalb des 24-Stunden-Fensters zeigt Doneforyou „Nur Vorlagen möglich“. Schickt der Bewerber seinen Lebenslauf als PDF oder Word-Datei, wird er automatisch der Lebenslauf der Bewerbung, sofern noch keiner da ist. Weitere Dateien und Fotos stehen unter „Weitere Dokumente“.
• Automatisch nach Status: WhatsApp-Vorlagen gehen auf Wunsch automatisch raus, zum Beispiel bei einer neuen Bewerbung oder wenn du einen Bewerber auf „Nicht erreicht“ setzt.
• Dein Kunde liest mit: Im Kundenportal sieht dein Kunde die Chats seiner Bewerber, ab Werk nur lesend, auf Wunsch auch mit eigener Antwort.
• Löschen: Bewerbungen ohne Aktivität löscht Doneforyou nach der eingestellten Frist automatisch (Standard 6 Monate), einschließlich der WhatsApp-Medien.

WhatsApp buchst du in Pro und Ultra für jeden Kunden einzeln dazu. Denk beim Start daran, WhatsApp in der Datenschutzerklärung deines Kunden zu nennen, die Checkliste unten hilft dir dabei.

Checkliste: WhatsApp im Recruiting rechtssicher einführen

• Eigenes, freiwilliges Einwilligungs-Häkchen auf jeder Bewerbungsseite, nicht vorausgewählt
• Einwilligungstext nennt den Arbeitgeber, WhatsApp (Meta) und den Widerruf
• Zeitpunkt und Fassung der Einwilligung werden gespeichert
• Datenschutzerklärung des Arbeitgebers nennt WhatsApp, Rechtsgrundlage und Drittlandübermittlung
• AV-Vertrag mit dem Kunden nennt die eingesetzte Software und ihre Unterauftragsverarbeiter
• Geschäftliche Nummer statt privater Handys, Arbeitgeber in jeder Nachricht
• Vorlagen kurz, mit Namen des Arbeitgebers, ohne Werbung
• „Stopp“ und Abmeldungen werden sofort umgesetzt
• Bewerber ohne Einwilligung bekommen E-Mail und Anruf
• Chats werden mit der Bewerbung nach der Löschfrist gelöscht

Welche Software Bewerbungen, WhatsApp und Kundenportal für viele Kunden zusammenbringt, vergleicht der Artikel Bewerbermanagement-Software für Recruiting-Agenturen.

Fazit: WhatsApp ja, aber mit Einwilligung und eigener Nummer je Kunde

WhatsApp ist im Recruiting einer der schnellsten Wege zum Bewerber, gerade bei Berufen, in denen niemand tagsüber ans Telefon geht. Rechtssicher wird es mit einem eigenen, freiwilligen Häkchen auf der Bewerbungsseite, einer Datenschutzerklärung, die WhatsApp nennt, und einer Nummer je Kunde statt privater Handys. Wer das von Anfang an so aufsetzt, hat weniger Ärger mit Meta, mit Bewerbern und mit Datenschutzfragen seiner Kunden.

Quellen

• WhatsApp Business Messaging Policy (zuletzt aktualisiert am 23.09.2026): whatsappbusiness.com/policy (abgerufen am 04.11.2026)
• Meta for Developers – WhatsApp Pricing (Preise je Nachricht, Kundenservice-Fenster, Änderungen ab 01.10.2026): developers.facebook.com/docs/whatsapp/pricing (abgerufen am 04.11.2026)
• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 6 und Art. 7: eur-lex.europa.eu (abgerufen am 04.11.2026)
• Europäische Kommission – EU-US Data Transfers, Angemessenheitsbeschluss vom 10.07.2023: commission.europa.eu (abgerufen am 04.11.2026)
• Meta – Data Privacy Framework (Zertifizierung von Meta Platforms, Inc.): privacycenter.instagram.com (abgerufen am 04.11.2026)
• Lewis Silkin – Latombe-Klage vor dem EuG abgewiesen (03.09.2025), Rechtsmittel C-703/25 P: lewissilkin.com (abgerufen am 04.11.2026)
• LfD Niedersachsen – Merkblatt zur Nutzung von WhatsApp für Behörden und öffentliche Stellen: lfd.niedersachsen.de (abgerufen am 04.11.2026)
• Indeed – Pressemitteilung „Ghosting: Mehrheit der Jobsuchenden erhält keine Rückmeldung“ (23.04.2026, Umfrage mit Appinio, n = 1.000): de.indeed.com (abgerufen am 04.11.2026)
• Doneforyou – WhatsApp, Einwilligung SMS/WhatsApp, Automatische Nachrichten (Hilfe in der App), Preise, AV-Vertrag (Stand 04.11.2026)

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